Software de Gestión hotelera

El sistema hotelero es una solución informática pensada para la administración de todas las actividades y procesos relacionados con establecimientos hoteleros en el sector del ocio.

¿Qué es el sistema hotelero?

Definición del el sistema hotelero

El software de gestión hotelera abarca todos los sistemas informáticos que permiten dirigir los diversos procesos de un establecimiento hotelero: gestión de reservas, facturación, contabilidad, gestión de personal, gestión comercial, gestión de inventario, gestión de efectivo, etc.

Tipos de software de gestión hotelera

Solución de software en la nube

Las soluciones hoteleras en la nube ofrecen interfaces elegantes y fáciles de utilizar que permiten a tu personal centrarse en dar prioridad a los huéspedes en lugar de tener que lidiar con un software excesivamente complejo y, en ocasiones, redundante. A medida que el sector evoluciona y más hoteles adoptan el software hotelero basado en la nube, los desarrolladores incorporan cada vez más funciones.

Solución hotelera local

El software hotelero local existe desde hace mucho tiempo, por lo que sus características y funcionalidades se han ido perfeccionando a lo largo de los años como reflejo directo de las necesidades del sector hospitalario. Esto a menudo da lugar a un mosaico orgánico de características que son más complejas de utilizar, especialmente para los miembros del personal que no están familiarizados con un software en particular.

¿Cómo funciona el software para la gestión hotelera?

Se destacan dos tipos de software: el PMS o sistema de gestión de establecimientos hoteleros y los software de gestión empresarial (ERP).

El PMS está diseñado para gestionar todas las actividades relacionadas con la gestión hoteles, por ejemplo:

• El motor de reservas
• Productos: habitaciones y servicios asociados a cada oferta;
• Promociones;
• Reservas en línea;
• Pasarela de pago;
• Procesamiento de tarjetas;
• Satisfacción del cliente.

Accede a los datos del cliente en línea desde una interfaz simple e intuitiva.

En cuanto al ERP, este sistema de gestión tiene una estructura modular para gestionar los otros elementos relacionados con la gestión de un establecimiento hotelero:

• Contabilidad;
• Recursos Humanos (SIRH);
• Compras y gestión de stocks;
• Gestión administrativa;
• Facturación.

De carácter modular, el ERP se adapta tanto a las necesidades de los hoteles independientes como a las de los grandes grupos hoteleros. Cada uno se suscribe a los módulos necesarios y puede evolucionar su oferta en cualquier momento.

Propuesto en modo SaaS (Software as a Service o Software como servicio), el software de gestión hotelera se encuentra disponible en cualquier momento y en cualquier lugar y el editor se encarga el alojamiento de datos en una nube.

Funcionalidades del sistema hotelero

Mantenimiento del hotel

Con un gran número de habitaciones que controlar, el servicio de limpieza es un candidato perfecto para pasar a la gestión digital. La capacidad de su personal para revisar rápidamente las habitaciones y asegurarse de que están a la altura de su hotel es vital para su funcionamiento.

Al hacer un seguimiento detallado de todo el trabajo que hay que hacer, un buen sistema de gestión hotelera puede llevar toda esa complejidad a un lugar centralizado. Una vez que todas las tareas estén bien organizadas, el software de gestión hotelera te permitirá asignar a los empleados de limpieza a un proyecto determinado, notificarles automáticamente cuando haya trabajo que hacer y permitirles actualizar el sistema al instante una vez que lo haya hecho.

Gestión para comunicaciones multicanales

Los hoteles de hoy en día no pueden contentarse con tener un solo canal de ventas o depender únicamente de los clientes que llegan sin cita previa. Entre los populares sitios web de reservas y las agencias de viajes, hay un montón de canales diferentes que hay que gestionar. Si tu inventario de habitaciones no está sincronizado entre todos tus canales de venta, podrías acabar con un exceso de reservas, y no de forma inteligente. El problema opuesto puede ocurrir si no se notifica a todos los canales de venta cuando una habitación está disponible. Otra ventaja de tener todos tus canales de venta en un solo lugar, es que tu personal también tendrá fácil acceso a todas tus reservas a la vez.

Facturación

Tienes reservas procedentes de varios canales de venta que deben conectarse a un sistema unificado de facturación del hotel. Cuando esos huéspedes llegan, pueden tomar una bebida en el bar del hotel o pedir comida al servicio de habitaciones. Todas estas diferentes fuentes de ingresos y cargos adicionales deben ser rastreadas y gestionadas de manera eficiente.

Con el software de gestión hotelera podrás ver dónde se origina cada euro que se cobra, crear una factura para el cliente que refleje esos cargos y ofrecerle formas cómodas de pagar esas facturas porque todas forman parte de un sistema mayor. Tu software de facturación estará directamente conectado a los sistemas de punto de venta utilizados por el personal de tu hotel.

Informes y análisis para hoteles

Cuando tus sistemas están repartidos entre varias plataformas de software -y de varios proveedores-, tu paquete de soluciones de análisis e informes para hoteles no tiene una visión completa de tu negocio. Peor aún, podrías tener datos duplicados que no están sincronizados. El software de gestión hotelera elimina estos silos de datos que dan lugar a una imagen visión incompleta del negocio y elimina la posibilidad de perder patrones clave debido a la falta de datos sólidos.

Creación del catálogo y comercialización de la oferta

Cada hotel tiene sus propias especificidades. Algunos tienen una amplia variedad de habitaciones, otros tienen una gama de servicios adicionales.

El software para administración de hoteles permite definir y clasificar las ofertas y asociar un precio antes de ofrecerlas en los motores de reservas (sitios web, redes sociales, etc.), en las OTA (Online Travel Agencies o Agencias de viaje en línea) como Booking, Expedia, Airbnb, TripAdvisor, etc.

Algunos editores también incluyen un CMS para crear su propio sitio web de reservas e insertar un sistema de reservas.

El software de gestión hotelera también se ocupa de la gestión del rendimiento, esta funcionalidad permite modular los precios según la tasa de ocupación y un análisis del sector hotelero.

Gestión de reservas

En muchos casos, el motor de reservas del hotel es el primer encuentro que los futuros huéspedes tendrán con el hotel. Funciona como la alfombra de bienvenida del hotel y debe ser una experiencia agradable para el usuario. Un software de motor de reservas para el hotel con todas las funciones les dará el poder de elegir las opciones que más desean en un formato fácil de usar e intuitivo.

Para reservar, cada usuario ve rangos de disponibilidad y precios asociados con tu motor de reservas. Cada reserva (individual o grupal) activa un flujo de trabajo de validación que concluye con el pago del usuario y la facturación automática del cliente.

Tu PMS se actualiza automáticamente, podrás ver la reserva en tiempo real.

Las reservaciones también pueden ser registradas manualmente por la recepción.

Gestión de relaciones con el cliente

Con el software hoteleros, tienes acceso a un back office, desde el cual puedes gestionar:

• Gestión de llegadas y salidas;
• Accede al archivo del cliente (desde el CRM) y realiza campañas personalizadas de correo electrónico;
• Crea cuestionarios y encuestas de satisfacción y compártelos con la base de datos;
• Comunícate en tiempo real con los clientes por SMS o chat (Messenger, WhatsApp);
• Gestionar las reservas en línea;
• Evalúa la satisfacción del cliente;
• Identifica direcciones para mejorar la experiencia del cliente y mide la reputación electrónica de los competidores.

Algunos proveedores de software hoteleros ofrecen un recepcionista electrónico para mantener a los huéspedes informados sobre las últimas noticias y actividades.

Gestión empresarial

Desde el panel de control del software para gestión del hotel, puedes visualizar en tiempo real los indicadores clave del rendimiento: tasa de reservas, calendario, facturación, etc.

Además de esto, accede a los módulos de tu ERP para administrar la organización:

• Presupuestos;
• Pedidos y existencias de bienes;
• Personal: planificación, tareas, sueldo, licencias, etc.
• Contabilidad: entrada automática de asientos contables, conciliación bancaria, estados financieros, etc.
• Soporte técnico y mantenimiento preventivo de los dispositivos.

¿Quién usa el sistema hotelero?

El software de gestión hotelera generalmente es gratuito para pequeños hoteles con menos de 5 habitaciones. El sistema de gestión hotelera es accesible y necesario para toda la industria de la hospitalidad: hoteles, moteles, grupos hoteleros, residencias hoteleras, bed and breakfast, posadas, albergues, centros de vacaciones, hostales, etc.

Estas soluciones de gestión se adaptan a las necesidades de todas las empresas hoteleras: conserjería, recepcionistas, gerentes de recursos humanos, restauradores, etc.

Ventajas del sistema hotelero

En un contexto de turismo electrónico cada vez más competitivo, la solución de gestión de hoteles es uno de los elementos que toda empresa necesita para administrar el negocio de manera efectiva.

Beneficios del sistema de gestión de la propiedad

• Herramientas de gestión integrales que centralizan todos los elementos relacionados con el negocio hotelero en una sola solución digital en línea;
• Gestión simplificada de ofertas: las promociones creadas se distribuye automáticamente en las plataformas de reserva en línea;
• Ahorro de tiempo: una reserva en línea se guarda automáticamente en el calendario y activa automáticamente el envío de una factura al cliente. Ya no tienes que procesarlos manualmente;
• Gana proximidad con tus clientes y, por lo tanto, la lealtad. ¡Puedes comunicar con ellos en tiempo real!

Las ofertas de los editores de software hacen que estas herramientas estén disponibles gratuitamente para los actores más pequeños del sector.

Los módulos adicionales permiten que este software se adapte a todas las necesidades, como la restauración y la gestión de inventarios, por ejemplo.

Desventajas

• Hay pocos sistemas de gestión con todo incluido. Dependiendo de la elección inicial, es posible que sea necesario invertir en un software PMS, en un software de gestión comercial, en un software de contabilidad o en un software de facturación, por ejemplo.
• La interoperabilidad del software con otros sistemas utilizados internamente puede ser problemática;
• Una única solución de gestión puede limitar el uso de los usuarios.

Mejores PMS para hoteles

Octopus24

Control de ocupación.

Hotelogix

Manejo de inventario.

Sisaho

Gestión de reservas.

Clock PMS

Informes y estadísticas.

Cloudbeds

Gestión todo en uno.

Quonext = QuoHotel

PMS, ERP, Marketing y CRM.

¡No dudes en probar una demo gestión hotelera!